Å flytte fjell

Dagens blogg er full av mindre interessante detaljer, men jeg skal prøve å komme frem til noe til slutt.

Denne uken har jeg vært alene på jobb. Alle som tilhører program staff, dvs hele kontoret minus administrasjonen (logistikk, IT, HR og regnskap) har vært i Khartoum. Ryktene sier de skal være der frem til 2. mai. De er der for å ferdigstille rapporteringen for 2006 og planlegge resten av 2007 og skrive pengesøknader for 2008, såvidt jeg forstår. Mye av bistandspengene kommer fra UD og Norad, og de krever orden i sysakene. Jeg skulle altså vært med, men har ikke visum så jeg kommer meg til nordlige Sudan.

På mandag rundt lunsj får jeg altså mail fra min sjef Birgit med tittelen URGENT!URGENT!. Hun vil at jeg skal, innen jeg går hjem for dagen:

1) Finne revisorrapporten for prosjekt 10074, scanne den og sende den på mail. Revisorrapporten kommer fra en partnerorganisasjon i Nairobi, og ble tatt med i en lukket konvolutt av Philip som jobber i regnskap sammen med annen post til kontoret her. (Det er altså ikke postvesen i Juba, så ansatte som reiser til og fra Nairobi må ta med seg posten.) Jeg leter i arkivpermen for 10074 uten hell. Går også igjennom alle papirene på pulten til Margaret. Snakker så med Philip, som sier han ga konvolutten til Flora da han kom. Flora har reist tilbake til Khartoum. Jeg sender mail til Birgit og spør om hun kan spørre Flora hva som skjedde med konvolutten (og husk at all mailsending tar år og dag som nevnt i sist blogg). Etter en god stund får jeg svar tilbake at Flora ga konvolutten til Margaret. Margaret på sin side sier hun aldri har sett noen konvolutt. Sammen med Philip leter jeg igjennom alle papirer på de to kontorene regnskap bruker (Flora jobber med regnskap). Ingen rapport. Sender mail til Birgit om at vi ikke finner noen ting. Får svar om at de får lete når de kommer tilbake fra Khartoum.

2) Dra til det sudanesiske kirkerådets kontor og be om regnskapsrapportene for tre prosjekter fra 2006. Disse regnskapene skal revideres på onsdag, så Birgit mener de bør ha forberedt dokumentasjonen allerede. Jeg finner en sjåfør som kjører meg opp dit, og snakker med tre ulike personer. Resultat: Ingen dokumentasjon er klar, mannen som må underskrive er borte, og kan jeg komme tilbake til samme tid i morgen. Neste dag er sjåføren borte, så jeg får ikke reist opp dit før i to-tiden. Tidligere på dagen har Birgit sendt nok en mail og krevd at de må ha dokumentasjonen før klokken 12.00... Økonomisjefen har ett prosjekt klart, men lover å komme med de andre før utgangen av dagen. Jeg scanner og sender det ene prosjektet. Og venter... Klokken kvart på fem kommer de to siste rapportene mirakuløst nok! Og vi får sendt dem også, selv om det innebærer å holde tre ansatte igjen etter kontortid fordi scanning og å sende tunge filer tar laaaaang tid.

3) Finne de signerte avtalene med det sudanesiske kirkerådet for de samme prosjektene. Innebærer ufruktbar leting i arkivet, og graving dypt i skuffer på Birgits kontor. Finner avtaler for to av prosjektene. Den tredje avtalen er for et annet prosjekt. Etter mailveksling med Birgit viser det seg at hun har gitt meg feil prosjektnummer å lete etter, og at den tredje avtalen er riktig likevel.

4) Finne den skriftlige rapporten for et prosjekt i Lafon. Jeg sjekker arkivet uten særlige forhåpninger, og blir ikke overrasket. Birgit henviser meg til rosa filer på kontoret hennes, og jeg blar gjennom bunker med gamle, støvete dokumenter uten hell. Siste utvei er å sjekke en container ute på gårdsplassen hvor det gamle arkivet er, men han som har nøkkelen er ute til lunsj og dukker ikke opp resten av dagen.

I og med at jeg har gjort det jeg kan med dokumentasjonen, bestemmer jeg meg for sette i gang med ukens neste oppgave. Det er å gå igjennom hele arkivet og sjekke etter feilarkivering av dokumenter. I et land der det for enkelte stammer er tabu å si nei (derfor sier de ja, og så må man bare vente for å se om det faktisk skjer noe), er det heller ikke alltid stas å innrømme at det er noe man ikke skjønner. Vi mistenker derfor at arkivgutten vår ikke har vært heeeelt nøyaktiv i arkiveringen. Og what do you know! i en tilfeldig valgt perm ligger rapporten for prosjektet i Lafon.

Denne historien fra "the office" har en spenningsfaktor lik null, men den illustrerer et poeng: Hvis det tar hele to døgn å få sendt et par små dokumenter i Sør-Sudan, hvor lang tid tar det da å bygge opp landet?